電話応対 苦手


電話が苦手

電話の呼び出し音がなった瞬間、心拍数が上がり恐怖を感じる・・・電話応対が苦手な人にありがちです。 苦手な理由は人それぞれですが、その中でもありがちなものを紹介します。

聞き取れない、聞き返せない

滑舌(かつぜつ)が悪い人や早口の人からの電話は聞き取り辛いものです。 「うわ、聞き取れない><」と思っても、そのままにしてはいけません。 「失礼ですが、もう一度お名前を頂戴してもよろしいでしょうか?」と聞き返しましょう。

メモをとれない

相手の社名や名前、伝言内容をメモできずに混乱してしまう人がいます。 聞き取りながら書くという作業には慣れが必要です。 コツは相手の言っていることをオウム返ししながら、その隙にメモをとることです。 「○○商事の○○様ですね。いつもお世話になっております。」と言いながらメモります。

不在時の応対がわからない

上司宛の電話なのに上司は外出中の場合、「ただいま外出中」ということは言えても、その他の応対に困ることがあります。 相手方が「何時に戻られますか?折り返しお電話いただけますか?」と言った場合です。 何時に戻るかなんて知らないし、上司がそのまま直帰する可能性もある・・・そんなときは、 「何時に戻るかは不明。上司に折り返させるように伝える」という要旨を伝えれば大丈夫です。 後は上司の携帯に電話すればいいだけです。 もしも上司に連絡がつかない場合は、「上司に連絡がつかない。戻るのは遅くなる、又は直帰してしまうかもしれない」と相手方に電話すればよいでしょう。

きり方がわからない

相手方が「失礼します」といって電話を切る場合はよいですが、明らかに用件が終わっているのに相手が電話を切ろうとせずに気まずい空気で流れた場合は、 こちらから切ってしまえばよいです。あまり細かいビジネスマナーは気にしなくて良いでしょう。

頭が混乱してしまう

緊張して頭が混乱してしまう人がいると思います。 もうこれは場数を踏むしかありません。 1日5本×60日=3ヶ月くらい電話応対をし続ければ、ある程度パターン化されることに気がつきますから、それ以降は恐れることなく応対できるはずです。 とにかく、数をこなしてください

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